Mengaktifkan Notifikasi E-Mail Google Degree Ke Two Akun E-Mail Sekaligus

Salah satu kelebihan dari google shape adalah tersedianya fasilitas untuk mengatur e-mail notifikasi formulir online google form, notifikasi tersebut bisa kita atur agar dapat memberikan informasi kepada penyedia shape melalui e-mail setiap kali ada responder melakukan input data, sehingga setiap kali ada responder atau pengguna melakukan input information melalui formulir google shape yang disediakan maka secara otomatis informasi tersebut dapat diketahui oleh si penyedia formulir online tersebut melalui notifikasi pemberitahaun melalui email.

Kali ini saya saya akan sedikit membahas mengenai cara setting e-mail notifikasi formulir online google docs agar dapat mengirim e-mail ke ii atau lebih e-mail sekaligus, dan saya anggap anda sudah paham mengenai bagaimana cara membuat formulir online dengan google form. jika anda baru mengenal anda bisa baca artikel saya sebelumnya tentang cara membuat formulir online dengan google form.

Cara setting e-mail notifikasi formulir online google Sheet agar dapat mengirim e-mail ke ii atau lebih e-mail sekaligus

Ketika formulir google shape dibuat maka akan ada ii file khusus yang digenerate secara otomatis, yang pertama adalah shape dan yang kedua adalah information spreadsheet, shape berguna untuk media input information berupa tampilan formulir online berbasis web, sedangkan information spreadsheet adalah file yang digunakan sebagai media penyimpanan untuk information yang diinput melalui formulir google shape yang sudah dibuat sebelumnya.

Untuk mengaktifkan pemberitahuan e-mail di google shape agar dapat mengirim notifikasi ke ii atau lebih e-mail kita akan menggunakan google script, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a.  Masuk ke google drive anda
Saya anggap anda sebelumnya sudah membuat shape dan information spreadsheet untuk formulir tersebut di google displace anda.

b. Aktifkan atau buka information spreadsheet untuk formulir online anda.
Data spreadsheet biasanya disajikan seperti microsoft excel, silahkan anda double klik information spreadsheet anda, atau klik kanan  pada file spreadsheet anda > pilih bill of fare Open With > Pilih Sub Menu Data Sheet.

c. Pada information canvas yang sudah aktif, pilih bill of fare Tools > kemudian pilih sub bill of fare Script Editor..., terlihat seperti gambar dibawah ini:

d.Pada Script Editor kita akan buat script untuk mengirim e-mail otomatis

Misal information canvas yang kita buat memiliki kolom Temestamp, Nama, Email dan kolom Pesan 

Misalkan saja kita akan membuat e-mail pemneritahuan, setiap kali ada responder yang melakukan input data, maka google shape secara otomatis akan mengirimkan e-mail pemberitahuan, satu e-mail ke penyedia tau pemilik formulir online, dan satunya lagi ke si responder yang melakukan input data. 

silahkan anda re-create dan masukan google script dibawah ini pada script editor information canvas anda.

utilization emailNotification(e){
  var name=e.values[1]; //ambil information nama yang diinput dari spreadsheet kolom 1

var email="email anda";
var subject="Input Baru Sudah diterima";
var message="Input baru sudah diterima dari "+name;

MailApp.sendEmail(email,subject,message);
}

utilization emailConfirmation(e){
var name=e.values[1]; //ambil information nama yang diinput dari spreadsheet kolom 1
var emailAddress=e.values[2]; //ambil information e-mail dari kolom 2
var subject="Terima Kasih Atas Partisifasinya";
var message="Terima Kasih "+name+" Anda sudah berfartisifasi, information anda sudah kami simpan ";

MailApp.sendEmail(email,subject,message);
}

Tulisan email anda yang berwarna merah silahkan ganti dengan e-mail anda (misal: example@gmail.com), pemberitahuan untuk anda akan dikirim ke e-mail yang anda masukan tersebut.

sehingga terlihat seperti tampilan dibawah ini:

Silahkan anda Simpan dengan menekan tombol bergambar disket seperti yang di lingkarin pada gambar diatas.

e. Aktifkan Trigger untuk Google Script Notifikasi e-mail tersebut.
Langkah berikutnya adalah mengaktifkan trigger atau piccu untuk script tersebut, artinya script tersebut meskipun sudah anda simpan tidak akan di jalankan atau diproses jika belum dikaitkan dengan trigger, trigger bisa berupa ketika ada responder menyimpan information atau ketika ada perubahan pada information spreadsheet.

untuk mengaktifkan trigger script tersebut langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. pada script editor, pilih bill of fare Reseources > Current Project's Triggers, seperti gambar dibawah ini:

2. pada dialog Current Project's Triggers, silahkan anda klik link No triggers laid up. Click hither to add together 1 now., kemudian atur seperti pada gambar dibawah ini:

Baris Pertama Run pilih, emailNotification, kemudian Events, pilih From spreadsheet dan On from submit,

Sedangkan untuk Baris kedua, kolom rum Pilih emailConfirmation, untuk Events pilih from spreadsheet dan On from submit.

Artinya fungsi emailNotification dan emailConfirmation yang kita buat discript akan dijalankan atau diproses ketikaada responder yang melakukan Submit information melalui formulir google form.

Untuk masing masih baris tersebut, silahkan klink link Notifications, yang terdapat disamping kanannya. siahkan atur seperti gambar dibawah ini:

Silahkan anda tekan Ok, dan kemudian tekan tombol Save.

3. Jika proses diatas sudah anda lakukan, langkah berikutnya silahkan adna coba aktifkan formulir online google shape anda, dan untuk uji coba, silahkan anda masukan information shape yang diminta, kemudian tekan submit.

information akan terkirim ke spreadsheet google shape anda, dan anda akan mendapatkan notifikasi ke emaiil anda.

Sampai tahap diatas anda sudah selesai mengaktifkan notifikasi e-mail google shape agar dapat mengirim notifikasi ke ii e-mail atau lebih secara sekaligus setiap kali ada responder yang melakukan submit atau input data.

Contoh diatas hanya sekedar contoh sederhana, dengan google script anda bisa membuat notifikasi e-mail sesuai dengan keinginan baik dari sisi tampilan e-mail isi e-mail yang bisa kita desain sesuai keinginan maupun dari isi pesan email.

Demikian e-mail tentang cara mengaktifkan e-mail notifiaksi google shape (google docs, google spreadsheet) agar dapat mengirim pesan berupa konfirmasi dan notifikasi ke ii atau lebih emai. semoga bermanfaat dan selamat mencoba.